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Gmail per Android: trucchi e consigli per una migliore gestione delle email

Gmail per Android è un'applicazione di gestione delle email per più account, non solo per il vostro indirizzo mail Google. Con quest'app Google è possibile gestire le email in modo ottimale e con i nostri trucchi e consigli dedicati eviterete il caos.

Scorciatoie:

Email fantastiche e come trovarle

La funzione di ricerca in Gmail consente una lunga lista di filtri che è possibile includere. In questo modo è possibile specificare il periodo di tempo in cui si desidera effettuare la ricerca, la posizione, le dimensioni delle email, gli allegati, i destinatari o i mittenti, e così via. Prendiamo ad esempio la mia ricerca relativamente semplice:

CES,older_than:2d,in:trash

La prima parte è una parola chiave, la seconda è il limite di tempo (più vecchia di due giorni), la terza è il luogo di archiviazione (il cestino in questo caso). Per utilizzare questa funzione in modo efficace, è necessario conoscere i termini di ricerca di Google. Una volta padroneggiate le basi, la ricerca diventa un vero e proprio strumento di precisione. In caso di problemi provate a posizionare i singoli componenti della richiesta in modo diverso. Nel mio esempio, il luogo deve essere menzionato dopo il tempo. Non funziona diversamente.

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Un esempio di una ricerca più dettagliata. / © AndroidPIT

Annullare l'invio di una mail

Occasionalmente ci si può distrarre e capita di dimenticare l'allegato o di inserire il mittente sbagliato. Se poi si invia l'email senza farci caso potrebbe essere imbarazzante. Purtroppo, non c'è nessun pulsante di annullamento nella tradizionale app Gmail, le email inviate non possano essere recuperate.

La prima alternativa sarebbe quella di abilitare la conferma dell'invio. Per fare ciò andate in Impostazioni>Impostazioni generali>Confermare prima dell'invio. La seconda alternativa è l'uso di Inbox ma di questo ne discuteremo più dettagliatamente in seguito.

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Non è possibile annullare le mail già inviate ma è possibile evitare l'invio accidentale. / © AndroidPIT

Archivio Gmail: Archiviazione e recupero delle email archiviate

Se seguite il motto "io non cancello mai nulla" e adorate avere uno spazio di archiviazione infinito, in Gmail avrete sicuramente smesso di cancellare le email. Le vecchie mail possono infatti essere archiviate. Questo significa che potrete ripulire la vostra casella email e non perdere alcuna informazione. Se desiderate trovare di nuovo le vecchie email potete farlo semplicemente utilizzando la funzione di ricerca, le email archiviate verranno visualizzate come di consueto.

Creare un backup di Gmail

Potete scaricare le vostre email dal vostro account se lo desiderate. Grazie a Google Takeout potrete eseguire il backup dei dati memorizzati sul vostro account Google. E questo include anche le vostre email Gmail.

Recuperare la password dimenticata

E' meglio affrontare questo problema prima che si verifichi. Google ha una serie di meccanismi di recupero a cui è possibile accedere dopo aver dimenticato la password. Ciò include in particolare la specificazione di un indirizzo email alternativo e l'impostazione di una domanda di sicurezza. Vi basterà andare al link seguente e impostare le opzioni di recupero dell'account:

Nel caso non abbiate preventivamente impostato il vostro account, Google ha elaborato un protocollo a più livelli che dovrebbe darvi accesso al vostro account Google entro 48 ore. Tuttavia, senza i preparativi di cui sopra, i problemi crescono perché Google vuole assicurarsi che siate i veri proprietari dell'account e non dei malintenzionati.

Bloccare un contatto email

Bloccare i mittenti consente di evitare email indesiderate. Tramite il pulsante a tre punti accanto al pulsante Rispondi è possibile trovare la voce corrispondente. Se si attiva la funzione di blocco, Google creerà un filtro in Gmail che sposta automaticamente tutti i messaggi dall'indirizzo email segnalato alla cartella spam.

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I mittenti indesiderati possono essere bloccati nell'applicazione Gmail. / © AndroidPIT

Silenziare conversazioni individuali

È possibile silenziare le conversazioni individuali quando non sono più di interesse. Successivamente tutte le nuove email della conversazione vengono automaticamente archiviate e contrassegnate come non lette. La funzione è disponibile nel menu conversazione. Premere i tre punti nell'angolo in alto a destra e fate clic su Ignora.

Ordinare correttamente le email per importanza

Gmail offre l'etichetta Importanti automatica per le e-mail particolarmente significative. Tuttavia si dovrebbe allenare questo ordinamento automatico a mano perché sia utile. Se trovate una email banale, selezionatela, andate alle impostazioni nell'angolo in alto a destra e selezionate Segna come non importante.

Al contrario, vale lo stesso principio: nelle email nella casella di posta in arrivo, aggiungete l'etichetta Importante a mano in modo che Gmail impari a riconoscerle per il futuro.

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Il filtro "importanti" richiede molto allenamento. / © AndroidPIT

Se il vostro flusso di email in arrivo è così forte che l'etichetta importante non aiuta, potrebbe esservi utile utilizzare Inbox.

Rimuovere una mail dalla spam

Succede di tanto in tanto che le email desiderate vengano bloccate nel filtro antispam. In questo modo si perdono appuntamenti, fatture o opportunità importanti. Controllate di tanto in tanto questa cartella perché in caso contrario, non verrete informati di queste email. Dal solito menu a tendina potete segnalare le email interessanti come "non spam".

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Potete rimuovere in modo permanente le email che vi interesssano dallo spam. / © AndroidPIT

Utilizzare l'app Gmail per altri account email

È anche possibile gestire account email di terze parti in Gmail. Per visualizzare separatamente un account non Google, cliccate su Aggiungi account nelle impostazioni di Gmail.

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Aggiungete un altro account email e gestitelo con l'applicazione Gmail. / © AndroidPIT

Potrete gestire separatamente gli account aggiunti oppure integrarli completamente in uno dei vostri account Gmail. La funzione di integrazione chiamata Gmailify offre il vantaggio di applicare la gestione delle etichette e l'eccezionale filtro antispam di Google all'altro account. Pertanto Gmailify è tecnicamente superiore all'importazione POP3 precedentemente utilizzata.

Quando si collegano due account tramite Gmailify, si decide l'account mittente. Il processo di collegamento è reversibile. È quindi possibile lasciare le email importate come copia nell'account Gmail o cancellarle dalla mailbox di Gmail, ma è comunque possibile ricevere gli originali nell'altro account.

Mostrare più caselle di posta contemporaneamente

Saltare tra i vari account impostati può essere fastidioso. Gmail vi risparmia lo sforzo e mostra tutte le mail in arrivo in una colonna. Per farlo, basta aprire il menu a sinistra e toccare Tutte le caselle. Qui la separazione tra i vari account viene rimossa e tutte le mail appaiono in un'unica area.

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Avete bisogno di una rapida panoramica? Provate "Tutte le caselle". / © AndroidPIT

Usare il widget Gmail

Tenetevi aggiornati con la posta in arrivo da un'etichetta specifica posizionandola come widget nella schermata home. Se tenete premuto uno spazio libero potrete aggiungere il widget Gmail, selezionare l'etichetta e attivare la sincronizzazione.

Il widget è ancora più pratico grazie al piccolo simbolo della penna nell'angolo superiore destro. Se ci si clicca sopra si aprirà la composizione di una email con l'account di posta elettronica corrispondente. Non c'è un modo più veloce per accedere all'editor di Gmail.

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L'aspetto più pratico dei widget è il pulsante per scrivere una nuova mail. / © AndroidPIT

Provate Inbox by Gmail

Google ha introdotto un'aggiunta innovativa affiancata all'applicazione Gmail. Inbox è ideale per chi riceve centinaia di email al giorno o più. Mentre Gmail trova un buon modo per organizzare le email grazie alle etichette, Inbox fa un ulteriore passo avanti con i suoi raggruppamenti.

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I gruppi rendono Inbox davvero utile. / © AndroidPIT

È possibile assegnare degli intervalli di notifica a ciascuno di questi gruppi o disattivarle completamente. Questo ridurrà notevolmente le seccature e riceverete notifiche solamente per le email davvero importanti. L'applicazione Gmail non si spinge fino a questo punto. Per ora almeno!

Inbox ha anche un pulsante Annulla per le email inviate: è possibile annullare l'invio entro cinque secondi.

Conoscete altri trucchi per Gmail? Segnalateceli nei commenti!

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